Datenschutzerklärung

WheelOwl ist eine Software für Keramikstudios, betrieben von der ByteZoo Labs UG (haftungsbeschränkt). Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn du unsere Website besuchst oder die App nutzt – und welche Rechte du dabei hast.

Verantwortlicher

ByteZoo Labs UG (haftungsbeschränkt), Domenica-Niehoff-Twiete 2, 22765 Hamburg, Deutschland. Geschäftsführer: Kai Granaß. Für alle Datenschutzanfragen erreichst du uns unter wheelowl@bytezoolabs.com.

Unsere Rolle bei Studio-Daten

Für Daten, die ein Studio über seine Mitglieder und Kund:innen in WheelOwl einträgt (z. B. Namen, Besuche, Brennkosten) oder die Kund:innen über die Buchungs- und Auftragsformulare des Studios selbst eingeben (z. B. Name, E-Mail, Telefon, Auftragsdetails), ist das jeweilige Studio datenschutzrechtlich verantwortlich – wir verarbeiten diese Daten in dessen Auftrag als Auftragsverarbeiter. Für die Daten deines Nutzerkontos und die Warteliste auf unserer Website sind wir selbst verantwortlich.

Verbindet ein Studio seinen Online-Shop (Shopify, Wix oder WooCommerce) oder sein eigenes Stripe-Konto mit WheelOwl, tauscht WheelOwl im Auftrag des Studios Daten damit aus: Beim Bezahlen übergibt WheelOwl eine Buchungsreferenz an den Checkout und erhält die Zahlung mit ihrem Status zurück (bei Shops werden Kurse außerdem als Produkte angelegt); gespeichert werden nur Bestell- bzw. Zahlungsreferenz und Zahlstatus. Bei Stripe kann das Studio über WheelOwl außerdem eine Erstattung auslösen. Name, E-Mail und Zahlungsdaten gibst du beim Bezahlen selbst im Checkout des Shops bzw. bei Stripe ein. Shop und Stripe-Konto sind Dienste, die das Studio in eigener Verantwortung nutzt; dafür gelten die Datenschutzhinweise des Studios und des jeweiligen Anbieters.

Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten nur die Daten, die für den Betrieb von WheelOwl nötig sind:

• Warteliste: Wenn du dich auf der Website einträgst, speichern wir deine E-Mail-Adresse, Spracheinstellung und die Quelle des Formulars. Zum Nachweis deiner Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) protokollieren wir außerdem den Zeitpunkt und die IP-Adresse deiner Anmeldung sowie — nach Bestätigung per E-Mail-Link — den Zeitpunkt und die IP-Adresse der Bestätigung. Wir kontaktieren dich erst nach dieser Bestätigung. Unbestätigte Einträge werden nach 30 Tagen gelöscht.
• Nutzerkonto: E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt bei unserem Auth-Anbieter gespeichert), Name und Spracheinstellung.
• Studio-Daten: Was dein Studio in der App einträgt – Mitgliederprofile (Name, E-Mail, Telefon), Tarife, Check-in-Zeiten, Brände mit Stücken und Brennkosten, Monatsübersichten sowie Gast- und Auftragsdaten für den Brennservice.
• Recherche zu Keramikstudios: Aus öffentlich zugänglichen Quellen (Website des Studios, Google-Maps-Eintrag, Buchungsseite) erfassen wir geschäftliche Angaben zu Keramikstudios – Studioname, Geschäftsadresse, Öffnungszeiten, Angebote und veröffentlichte Preise –, um unser Angebot vorzubereiten, die Einrichtung zu erleichtern, wenn sich ein Studio registriert, und zusammengefasste, anonyme Marktauswertungen zu erstellen. In diesen Studio-Profilen speichern wir keine Namen von Personen und keine privaten Kontaktdaten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); auf Anfrage löschen wir die Angaben zu einem Studio.
• Technisches: Sitzungs-Cookies für den Login, ein Cookie für die Sprachwahl sowie Server-Logdaten (z. B. IP-Adresse) für Sicherheit und Fehleranalyse. Wir setzen keine Analyse- oder Werbe-Tracker von Drittanbietern ein.

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten nur auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Nutzerkonto- und Studio-Daten, die für die Bereitstellung von WheelOwl nötig sind, einschließlich der KI-Funktionen, solange das Studio sie nutzt.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Warteliste. Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Server-Logdaten für den sicheren und zuverlässigen Betrieb des Dienstes und die Abwehr von Angriffen.

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Vorschläge der optionalen KI-Funktionen sind unverbindlich und werden immer von Menschen geprüft.

Wer deine Daten verarbeitet

Wir geben Daten nur an Dienstleister weiter, die wir für den Betrieb brauchen:

• Supabase – Datenbank, Login und Dateispeicher. Die Infrastruktur liegt in der EU (Frankfurt).
• Cloudflare – Hosting und Auslieferung der Anwendung.
• Resend – Versand von Transaktions-E-Mails, z. B. „Brand fertig“-Benachrichtigungen, Termin-Bestätigungen und Monatsübersichten. E-Mails an Mitglieder und Kund:innen tragen den Namen des Studios als Absender; Antworten gehen direkt an das Studio.
• Stripe – Abwicklung des WheelOwl-Abonnements (Zahlungsmethode, Rechnungen, Berechnung der Umsatzsteuer). Stripe erhält den Studionamen, die E-Mail-Adresse des Studio-Inhabers sowie Rechnungsadresse und ggf. USt-IdNr.; Kartendaten werden direkt bei Stripe eingegeben und nie bei uns gespeichert. Verbindet ein Studio WheelOwl über die Shopify-App, läuft das Abonnement stattdessen über die Shopify-Rechnung des Studios: Zahlungsdaten verarbeitet Shopify dann im Rahmen des Vertrags zwischen Studio und Shopify; WheelOwl erhält von Shopify nur den gewählten Tarif und den Abo-Status.
• Anthropic – für die KI-Funktionen: Kategorien und Gewicht aus Fotos von Stücken, Check-in-Listen per Foto (dabei auch die Namensliste der Mitglieder zum Zuordnen), Zuordnung von CSV-Spalten beim Mitglieder-Import und Antworten in der Hilfe. Dafür werden nur die jeweils nötigen Inhalte an Anthropic übermittelt. Die KI-Funktionen sind für neue Studios voreingestellt; Studio-Admins können sie in den Einstellungen jederzeit ausschalten.
• Sentry – Fehlerüberwachung. Tritt in der Anwendung ein technischer Fehler auf, senden wir einen Fehlerbericht an Sentry (Fehlermeldung, betroffene Seite ohne Zugangslinks, Browsertyp, interne Nutzer- und Studio-ID), damit wir ihn schnell beheben können. Namen, E-Mail-Adressen und Formularinhalte übermitteln wir nicht. Die Fehlerberichte werden in der EU (Frankfurt) gespeichert.

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

Datenübermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister sind US-Unternehmen. Übermittlungen in die USA sichern wir wie folgt ab:

• Cloudflare und Resend sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); zusätzlich gelten Standardvertragsklauseln. Resend versendet unsere E-Mails über EU-Infrastruktur (Irland), speichert Dienstdaten aber in den USA.
• Stripe verarbeitet Abonnementdaten über die Stripe Payments Europe Ltd. (Irland); für Zugriffe der Stripe Inc. (USA) gelten das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.
• Supabase und Anthropic stützen sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Die Supabase-Infrastruktur liegt in der EU (Frankfurt); die Klauseln decken etwaige Zugriffe von außerhalb ab.
• Sentry (Functional Software, Inc., USA) speichert Fehlerberichte in der EU (Frankfurt); für Kontodaten und etwaige Zugriffe aus den USA gelten das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

Wie lange wir Daten speichern

Daten bleiben gespeichert, solange das Konto bzw. Studio aktiv ist. Wird ein Mitglied entfernt, löschen oder überschreiben wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Profilbild-Verknüpfung und trennen die Verbindung zum Login. Abrechnungsbelege bereits berechneter Brände sowie die Empfängeradresse bereits versendeter Benachrichtigungen bleiben als unveränderliche Nachweise gespeichert (Abrechnungs- und Aufbewahrungszwecke). Bei der Löschung eines Studios werden das Studioprofil und alle Mitglieder auf dieselbe Weise bereinigt.

Deine Rechte

Nach der DSGVO hast du das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch; erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Vieles davon geht direkt in der App:

• Datenexport: Mitglieder laden ihre Daten in den Einstellungen selbst als CSV herunter; Studio-Admins können die Daten einzelner Mitglieder exportieren.
• Löschung von Mitgliedsdaten: Studio-Admins entfernen Mitglieder über die Mitgliederseite – persönliche Daten werden dabei wie oben beschrieben bereinigt.
• Konto- und Studio-Löschung: Du kannst dein Nutzerkonto in den Kontoeinstellungen löschen; Studio-Admins können das gesamte Studio in den Studio-Einstellungen löschen.

Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Kontakt

Fragen zum Datenschutz oder zu deinen Rechten? Schreib uns an hello@wheelowl.com.