WheelOwl WheelOwl

Für Keramikstudios und Gemeinschaftswerkstätten

Brennkosten abrechnen – ohne Excel und Zettelwirtschaft

WheelOwl übernimmt die Brennkosten-Abrechnung und Mitgliederverwaltung für dein Studio. Du richtest dein Preismodell einmal ein und erfasst jedes Stück in Sekunden. Die Abrechnung passiert automatisch.

Mit dem Eintragen stimmst du zu, dass wir dich zum Start kontaktieren, kostenlos und ohne Spam. Mehr in der Datenschutzerklärung.

WheelOwl-Dashboard mit Studiomitgliedern, Bränden im Monat, Umsatz und Kontingentnutzung

Kommt dir das bekannt vor?

  • Die Küchenwaage am Brennofen.

    Jedes Stück wird gewogen, der Preis auf einem Zettel notiert. Und am Monatsende fehlt die Hälfte der Zettel.

  • Die laminierte Preisliste.

    Pro Kilo, Mindestpreis, Mitgliederrabatt, Ausnahmen für Teller – niemand außer dir blickt da noch durch.

  • Das Excel-Monster.

    Jeden Monat Stunden mit der Abrechnung: Wer hat was gebrannt? Welcher Tarif gilt? Was war im Kontingent enthalten?

  • „Was kostet mein Teller?"

    Mitglieder fragen, du rechnest im Kopf. Transparente Preise sehen anders aus.

WheelOwl wurde genau dafür gebaut – von einem Töpfer, für Studios.

So funktioniert die Brennkosten-Abrechnung

  1. Preismodell einmal einrichten

    Wähle eine Vorlage, die zu deinem Studio passt – pro Kilo, temperatur-gestaffelt oder Pauschale. Dann ergänzt du deine eigenen Regeln: Mindestpreis, Mitgliederrabatt, Freikontingente.

    Drei Mitgliedstarife nebeneinander mit Monatspreis, Brennkontingent, Studiozugang und Preisregel je Tarif

  2. Stücke in Sekunden erfassen

    Stück wiegen, Gewicht und Mitglied eintragen, fertig. Der Preis wird sofort nach deinen Regeln berechnet, auch am Handy direkt neben dem Ofen.

    Dialog „Stück hinzufügen“: Mitglied wählen, Gewicht eingeben, der Preis wird automatisch berechnet

  3. Abrechnung auf Knopfdruck

    Brand fertig? Benachrichtige alle Mitglieder mit einem Klick per E-Mail, auf Wunsch mit Fotos ihrer Stücke. Und am Monatsende steht die fertige Abrechnung als Export für deine Buchhaltung bereit.

    Fertig-Benachrichtigung per E-Mail an ein Mitglied: „Deine Stücke sind fertig“ mit Anzahl, Gewicht und Brand

Unterstützte Preisregeln:

  • Pro Kilo
  • Temperatur-Staffelung
  • Mindestpreis pro Stück
  • Aufrunden pro angefangenem Kilo
  • Mitglieder- vs. Externenpreise
  • Inklusiv-Kontingente
  • Festpreis-Ausnahmen (z. B. Teller)
  • Extras je Stück (z. B. Glasur)
  • Express-Zuschlag

Mitgliedschaft und Brennkosten gehören zusammen

Mitgliederpreise, Inklusiv-Kilos, gestaffelte Tarife: dein Brennpreis hängt fast immer an der Mitgliedschaft. Deshalb verwaltet WheelOwl beides in einem System. Du legst Tarife an und ordnest Mitglieder zu, die Kontingente zählen von allein mit.

  • Tarife mit unterschiedlichen Brennpreisen und Inklusiv-Mengen
  • Automatische Verrechnung von Freikontingenten
  • Überblick über alle Mitgliedschaften an einem Ort
  • Mitglieder sehen ihre Kosten und ihren Verbrauch jederzeit selbst ein
Mitgliederliste mit Tarif, Status und Kontingentnutzung je Mitglied

Egal, wie dein Studio arbeitet

Für offene Studios & Gemeinschaftswerkstätten

Open Studio

Deine Mitglieder checken per QR-Code selbst ein und buchen ihre Zeiten im Kalender. Du behältst Kapazität und Stunden im Blick.

  • QR-Self-Check-in
  • Kalender mit buchbaren Slots
  • Wiederkehrende Termine
  • Kapazitätsgrenzen
  • Stunden-Kontingente je Tarif
  • Slot-Anfragen von Mitgliedern
  • Blocker für Kurse & Ferien
Für externe Brennaufträge

Brennservice

Der Brennservice, der sich selbst abrechnet: Gäste geben ihre Stücke ab, du lädst den Auftrag in den nächsten Brand. Der Preis steht fest, bevor der Ofen anläuft.

  • Gäste ohne Account
  • Aufträge mit Kostenschätzung
  • Externe Preise je Brennart
  • In den Brand laden
  • Bezahlt & abgeholt markieren

Oder beides: Viele Studios kombinieren Open Studio und Brennservice in einem System.

  • DSGVO-konform – Datenschutz von Anfang an mitgedacht.

  • EU-Hosting (Frankfurt) – Deine Studiodaten liegen in der EU.

  • Deutschsprachiger Support – schnelle, persönliche Antworten.

  • Keine Transaktionsgebühren – ein fairer Monatspreis, sonst nichts.

Ein fairer Preis. Keine Überraschungen.

Monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr, keine Transaktionsgebühren.

🏺 Gründungspartner-Angebot: Wir suchen 5–6 Gründungsstudios. Du nutzt den Studio-Tarif 6 Monate kostenlos, im Austausch für ehrliches Feedback.

  • Basis

    Für kleine Studios und Solo-Werkstätten

    €19 /Monat

    • Brennkosten-Tracking mit bis zu 3 Preismodellen
    • Bis zu 30 Mitglieder
    • Monatliche Abrechnungsübersicht
    • CSV-Export für die Buchhaltung
    • 1 Admin-Konto
  • Beliebt

    Studio

    Für Gemeinschaftsstudios mit Mitgliedschaften

    €39 /Monat

    • Alles aus Basis
    • Unbegrenzte Mitglieder
    • Mehrere Preismodelle und Regeln
    • Mitgliederverwaltung mit Tarifen und Inklusiv-Kontingenten
    • 2 Admin-Konten
    • Geplant: Lexoffice/sevDesk-Export und SEPA-Lastschrift

  • Studio Plus

    Für große Studios ab ca. 100 Mitgliedern

    €79 /Monat

    • Alles aus Studio
    • Unbegrenzte Admin-Konten mit Rollen und Rechten
    • Mehrere Standorte und Öfen
    • Persönliches Onboarding und Datenübernahme
    • Prioritäts-Support

Alle Tarife: 30 Tage kostenlos testen, sobald wir starten. Preise inkl. MwSt. werden zum Start final bestätigt.

FAQ

Was passiert mit unseren Daten?
Alle Daten werden DSGVO-konform in der EU gespeichert. Du bleibst Eigentümer deiner Daten und kannst sie jederzeit exportieren oder löschen lassen.
Gibt es eine Vertragslaufzeit?
Nein. Alle Tarife sind monatlich kündbar. Keine Einrichtungsgebühr, keine versteckten Kosten.
Unser Preismodell ist kompliziert – könnt ihr das abbilden?
Sehr wahrscheinlich ja. Wir haben die Preismodelle von vielen deutschen Studios analysiert – von einfachen Kilo-Preisen bis zu Staffelungen mit Mindestpreisen, Ausnahmen und Kontingenten. Wenn dein Modell nicht passt, sprich uns an – genau solche Fälle interessieren uns.
Funktioniert es mit Lexoffice oder sevDesk?
Ein CSV-Export für die Buchhaltung ist von Anfang an dabei. Direkte Integrationen mit Lexoffice und sevDesk sind fest eingeplant.
Brauchen wir besondere Hardware?
Nein. Eure vorhandene Waage und ein Handy, Tablet oder Laptop mit Browser reichen völlig.
Wann geht es los?
Wir arbeiten aktuell mit ausgewählten Studios am ersten Release. Trag dich auf die Warteliste ein – wir melden uns, sobald es losgeht.
Können wir Kurse damit verwalten?
Noch nicht. Wir starten bewusst mit Brennkosten und Mitgliederverwaltung – Kursbuchung ist als nächstes Modul geplant.

Schluss mit Zettelwirtschaft?

Sichere deinem Studio den Early Access – und vielleicht einen der 5–6 Gründungspartner-Plätze.

Mit dem Eintragen stimmst du zu, dass wir dich zum Start kontaktieren, kostenlos und ohne Spam. Mehr in der Datenschutzerklärung.

Du hast ein Studio in Hamburg?

Ich baue WheelOwl und will verstehen, wie du heute abrechnest, damit ich das Richtige baue. 15 Minuten bei einem Kaffee, kein Verkaufsgespräch.

kai@bytezoolabs.com